Sử dụng hóa đơn là một trong những nghiệp vụ bắt buộc các kế toán cần phải nắm rõ để có thể triển khai áp dụng một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Một trong những vấn đề đặc biệt được các kế toán quan tâm đó là nếu trong trường hợp hàng hóa đã bán ra nhưng bị trả lại thì cần phải xử lý hóa đơn như thế nào? cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong trường hợp này được thực hiện ra sao?

Đối với trường hợp này thì sẽ chia làm các trường hợp nhỏ như sau:

Trường hợp người mua là đối tượng có hóa đơn

Nếu trong trường hợp người mua là tổ chức, cá nhân mua hàng, người bán đã xuất hóa đơn và người mua đã nhận hàng nhưng sau đó lại phát hiện ra hàng hóa không đúng chất lượng, quy cách, số lượng… cần phải trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa. Nếu như xảy ra tình huống này thì theo quy định tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014 khi xuất hàng hóa trả lại cho người bán, thì bên mua phải lập hóa đơn, trên hóa đơn này cần phải ghi rõ ràng các thông tin về hàng hóa trả lại cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng, số lượng, tiền thuế GTGT.

Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn

Nếu trong trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn thì khi mà người mua trả lại hàng hóa, người mua và người bán sẽ không cần phải lập hóa đơn trả hàng hóa mà chỉ cần lập biên bản ghi nhận về việc trả hàng của bên mua. Trong biên bản ghi nhận cần phải ghi rõ:

– Loại hàng hóa trả lại;

– Số lượng hàng trả lại;

– Giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT;

 Tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn);

 Lý do trả hàng.

Sau ghi lập xong biên bản, bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.

Lợi ích không ngờ mà hóa đơn điện tử mang lại cho DN

Hướng dẫn kê khai thuế đối với dịch vụ ăn uống 

Tiếp theo đó, bên bán cần phải nắm được các quy định về xử lý hóa đơn thu hồi để có thể thực hiện và triển khai sử dụng tốt nhất.Hướng dẫn kê khai thuế đối với dịch vụ ăn uống

Quy định về xử lý hóa đơn thu hồi được chia thành 02 trường hợp đó là trường hợp hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua nhưng lại chưa kê khai thuế và trường hợp nữa là hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua và đã tiến hành kê khai thuế. Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp bên bán và bên mua sẽ có cách giải quyết, xử lý khác nhau. Việc xử lý này đã được quy định cụ thể tại Thông tư 39/2014 và theo thông tư mới nhất hiện nay là thông tư 68/2019. Do đó các doanh nghiệp cần phải nắm rõ các quy định này để có thể áp dụng xử lý được đúng theo quy định. 

Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp doanh nghiệp nắm được việc xử lý hóa đơn trong trường hợp bán hàng hóa, đã xuất hóa đơn nhưng bên mua trả lại hàng hóa do không đúng chất lượng, quy cách…. Đây là một trong những trường hợp thường xuyên gặp phải đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa. Do vậy, việc tìm hiểu các quy định về xử lý hóa đơn là vô cùng cần thiết, là điều kiện đảm bảo việc triển khai sử dụng hóa đơn không làm ảnh hưởng đến hoạt động của động của doanh nghiệp và khiến doanh nghiệp bị xử phạt vì sử dụng hóa đơn không đúng theo quy định. Trong bối cảnh chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử như hiện nay và đặc biệt là các quy định về sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hóa đơn điện tử đang song song thì việc nắm rõ các quy định chung là vô cùng quan trọng.