Không chỉ có sự khác biệt về hóa đơn điện tử kèm bảng kê là không hợp pháp, các quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cũng có sự khác biệt rõ ràng. Chính vì vậy, để đảm bảo có thể triển khai thực hiện công việc một cách tốt nhất, tránh tối đa các sai sót thì kế toán doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định này để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất.

Đối với hoá đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hàng hóa dịch vụ” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình hoá đơn giấy thông thường và cũng phù hợp với nội dung quy định tại Điều 16, mục 2, khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010; và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua hàng hóa dịch vụ quá dài, trên hoá đơn điện tử người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Đối với hóa đơn giấy, việc viết tắt là điều thường thấy bởi hóa đơn giấy bị giới hạn bởi số dòng. Chính vì vậy mới có bảng kê chi tiết đi kèm hóa đơn giấy để có thể liệt kê cụ thể số lượng hàng hóa, dịch vụ. Đối với hóa đơn điện tử, vấn đề bảng kê cùng đã được giải quyết một cách nhanh chóng, dễ dàng bởi hóa đơn điện tử không bị giới hạn bởi số dòng.

Lợi ích không ngờ mà hóa đơn điện tử mang lại cho DN

Thủ tục khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thực hiện thế nào?

Như vậy có thể thấy, không chỉ khác nhau về ký hiệu, chữ ký, liên hóa đơn… hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy còn có sự khác nhau về quy định viết tắt trên hóa đơn. Do vậy các kế toán cần nắm rõ những điểm thay đổi này. Vậy, vì sao lại có sự khác nhau như vậy? Vì hóa đơn điện tử không bị giới hạn bởi số dòng, do đó, việc thực hiện nhập dữ liệu trên hóa đơn điện tử cũng trởn nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Vậy khi nào bắt buộc phải triển khai sử dụng hóa đơn điện tử? 01/11/2020 hay 01/07/2022? Có một sự thật rằng dù sớm hay muộn thì doanh nghiệp vẫn sẽ phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Doanh nghiệp càng triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sớm càng giúp các doanh nghiệp có thời gian làm quen, tiếp cận với hình thức hóa đơn mới, bên cạnh đó, đối với lượng hóa đơn giấy còn tồn đọng thì doanh nghiệp vẫn có thể triển khai sử dụng nốt. Thêm vào đó, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay đã và đang mang lại rất nhiều những tiện ích, thuận lợi lớn trong các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt các đòi hỏi, nhu cầu phát triển thực tế của xã hội.

Chính vì vậy, để hội nhập với xu thế phát triển chung của xã hội các doanh nghiệp nên sớm chuyển đổi, sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy, thúc đẩy và nâng cao năng lực cạnh tranh trong các doanh nghiệp. Với những chia sẻ trên hy vọng vừa giúp các doanh nghiệp nắm được quy định về viết tắt trên hóa đơn vừa nắm  được những nội dung liên quan đến thời hạn chuyển đổi hình thức hóa đơn.