Hóa đơn điện tử đang dần trở thành một cánh tay đắc lực cho doanh nghiệp cả trong quá trình hoạt động kinh doanh cũng như trong khâu quản lý. Ngoài việc tìm hiểu về quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cách xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về những lợi ích cùng với khó khăn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử hiện nay. Những lợi ích, khó khăn mà hóa đơn điện tử mang lại là gì? Những sai sót nào thường gặp khi doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử? Mời các bạn cùng tham khảo thông tin dưới đây.

1. Một số thông tin cần biết về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh thay thế cho hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử phải đảm bảo 2 nguyên tắc đó là liên tục và theo trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, cơ quan quản lý

– Tiết kiệm chi phí trong việc in ấn, phát hành hóa đơn. DN chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử được phát hành và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử với chi phí hợp lý, không quá tốn kém như khi sử dụng hóa đơn giấy.

– Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý: Thuận tiện cho hạch toán, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu; Tránh được tình trạng xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hóa đơn; Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của doanh nghiệp; Thuận tiện cho thủ tục kiểm tra, thanh tra của các cơ quan chức năng có thẩm quyền.

– Quá trình sử dụng thuận tiện bởi hóa đơn điện tử được phát hành nhanh chóng, theo số lượng lớn; Việc lưu trữ cũng dễ dàng, nhanh chóng hơn; Quá trình quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn cũng được tiến hành nhanh chóng, dễ dàng.

hóa đơn điện tử

3. Khi áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gặp phải khó khăn gì?

Bên cạnh những lợi ích trên thì đôi khi doanh nghiệp cũng gặp phải khó khăn trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử như:

– Doanh nghiệp cần có một hạ tầng kỹ thuật tốt, đảm bảo để có thể đáp ứng được những yêu cầu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

– Ngoài ra, doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt, kỹ thuật cao để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của hóa đơn điện tử.

Thủ tục khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thực hiện thế nào? 

Các bước nộp thuyết minh báo cáo tài chính qua mạng

4. Các sai sót liên quan thường gặp trong thông báo phát hành hóa đơn điện tử

a. Thông tin trên thông báo phát hành:

– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi không đúng với thông tin đăng ký thuế.

– Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hoá đơn bị trùng với các số hóa đơn đã thông báo phát hành.

– Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn không phù hợp với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.

– Ngày bắt đầu sử dụng đúng quy định; ví dụ ngày gửi thông báo phát hành là ngày 10/9/2019 nhưng ghi ngày bắt đầu sử dụng là 11/9/2019 hoặc 05/9/2019 (đúng quy định phải là từ ngày 12/9/2019)

– Không có thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

– Thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử không khớp đúng với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

b. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:

– Không đính kèm Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử khi gửi Thông báo phát hành

– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế.

– Nội dung trên Quyết định không đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

c. Hóa đơn mẫu:

– Không đính kèm mẫu hóa đơn điện tử khi gửi thông báo phát hành.

– Hoá đơn mẫu không đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn.

– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị trên hóa đơn mẫu không khớp đúng với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.